Bei der Auswahl eines Bürotelefonsystems geht es weniger darum, die „beste“ Plattform zu finden, als vielmehr darum, die Telefonarchitektur auf die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams abzustimmen. Beginnen Sie mit dem Anrufaufkommen, den Standorten, den Anforderungen an Tischtelefone, der Nutzung von Softphones, der Verwaltung, Sicherheit, Notrufen und den Headsets, die die Mitarbeiter anschließen werden.
Kurze Antwort: Vergleichen Sie Cloud-, On-Premise- und hybride Telefonsysteme hinsichtlich Zuverlässigkeit, Verwaltung, Anruffunktionen, Geräteunterstützung, Sicherheit, Gesamtbetriebskosten und Migrationsbedarf. Wenn Mitarbeiter Headsets verwenden, prüfen Sie vor dem Kauf der Audio-Hardware die genaue Verbindung zum Tischtelefon oder Softphone.
Beginnen Sie mit der Art des Bürotelefonsystems
Die meisten geschäftlichen Telefonumgebungen lassen sich in drei Kategorien einteilen: ein Cloud-basierter Dienst, eine On-Premise-Telefonanlage (PBX) oder eine hybride Einrichtung, die eine lokale Telefoninfrastruktur beibehält und gleichzeitig Cloud-Telefonie- oder Kollaborationstools ergänzt. Die richtige Option hängt von der vorhandenen Ausrüstung, der Anzahl der Standorte, den IT-Ressourcen, der Internet-Resilienz und der benötigten Änderungsgeschwindigkeit des Unternehmens ab.
| Systemtyp | Typische Eignung | Vor der Auswahl zu prüfen |
|---|---|---|
| Cloud-basiert | Teams, die eine zentrale Verwaltung, Fernzugriff und weniger Telefon-Hardware vor Ort wünschen. | Internetabhängigkeit, Dienstverfügbarkeit, Lizenzen, unterstützte Geräte, Notrufkonfiguration, Rufnummernmitnahme und Support. |
| On-Premise-PBX | Unternehmen mit bestehender Telefoninfrastruktur, Anforderungen an lokale Kontrolle oder einem stufenweisen Migrationsplan. | Hardware-Lebenszyklus, Wartungsverantwortung, Erweiterungsgrenzen, Netzbetreiberanbindung, Sicherheit und Unterstützung für Remote-Work. |
| Hybrid | Unternehmen, die ausgewählte Tischtelefon- oder PBX-Workflows beibehalten und gleichzeitig Cloud-Telefonie oder Softphones hinzufügen müssen. | Interoperabilität, Anrufweiterleitung, Verwaltungsgrenzen, Headset-Anschlüsse und welche Funktionen in beiden Umgebungen funktionieren. |
Definieren Sie den Anruf-Workflow vor dem Vergleich der Funktionen
Listen Sie auf, wo Anrufe tatsächlich stattfinden: Empfang, Gemeinschaftstelefone, einzelne Tischtelefone, Laptops, Mobilgeräte, Konferenzräume, Contact-Center-Arbeitsplätze oder eine Mischung daraus. Identifizieren Sie dann die Workflows, die während einer Migration nicht unterbrochen werden dürfen, wie Durchwahl, Weiterleitungen, Gruppenruf, Anrufwarteschlangen, Voicemail, Aufzeichnung oder Routing außerhalb der Geschäftszeiten.
Für Unternehmen, die Microsoft Teams als Telefonplattform nutzen, pflegt Microsoft ein aktuelles Portfolio an unterstützten Tischtelefonen und erläutert die Verwaltungs- und Lizenzanforderungen in seiner Teams-Telefon-Dokumentation.
Trennen Sie Kern-Telefoniebedürfnisse von optionalen Funktionen
Eine lange Funktionsliste ist nutzlos, wenn das System die täglichen Funktionen der Mitarbeiter nicht abdeckt. Priorisieren Sie die Anforderungen, die die tatsächliche Anrufabwicklung beeinflussen, und vergleichen Sie optionale Analysen, Integrationen, Transkription oder Automatisierung erst, wenn die Kern-Workflows abgedeckt sind.
- Anforderungen an ein- und ausgehende Anrufe
- Workflows für Durchwahl, Weiterleitung, Warteschlangen und Empfang
- Unterstützung für Tischtelefone, Computer, Mobilgeräte und Konferenzräume
- Verwaltung, Bereitstellung und Benutzeränderungen
- Anforderungen an Anrufaufzeichnung oder Archivierung, falls zutreffend
- Tatsächlich benötigte CRM-, Helpdesk- oder Kollaborations-Integrationen
- Supportmodell und Eskalationspfad
Planen Sie für Zuverlässigkeit, Sicherheit und Notrufe
Bei internetbasierter Telefonie sind Netzwerk- und Stromplanung Teil der Entscheidung für das Telefonsystem. Fragen Sie sich, was passiert, wenn die Internetverbindung im Büro, der Strom vor Ort oder ein Anbieterdienst ausfällt, und dokumentieren Sie den Ausfallpfad für kritische Benutzer.
Auch die administrative Sicherheit ist wichtig. CISA empfiehlt, wo immer möglich eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zu verlangen, insbesondere für privilegierten und administrativen Zugriff. Dieser Leitfaden gilt gleichermaßen für die Cloud-Telefonverwaltung, sofern der Anbieter MFA unterstützt. Siehe CISA's MFA-Leitfaden für Unternehmen.
Überprüfen Sie die Headset-Kompatibilität auf Geräteebene
Ein Telefonsystem kann Telefonate perfekt unterstützen, während das gewählte Headset dennoch nicht die erwartete Verbindung oder Anrufsteuerung bietet. Verwenden Sie für Tischtelefone das vollständige Telefonmodell und überprüfen Sie die dokumentierte Headset-Schnittstelle, die erforderliche Verkabelung, die Basisstation, den Adapter oder den Electronic Hook Switch (EHS). Ein passender modularer Stecker allein beweist noch keine Kompatibilität.
Bevor Sie Headsets für einen Rollout kaufen, nutzen Sie Wanteks Leitfaden zur Kompatibilität von Tischtelefon-Headsets, um den sichersten Weg basierend auf Telefonmodell und Anschluss zu finden.
Beziehen Sie Softphones und hybrides Arbeiten in den Plan ein
Viele Büros kombinieren heute physische Telefone mit Telefonie über den Computer. Entscheiden Sie in diesem Umfeld, ob Benutzer ein Headset für beide Endgeräte benötigen oder separate Geräte. Ein Headset, das als einfache USB-Audioquelle am Computer funktioniert, bietet ohne die richtige Basis oder das richtige Zubehör möglicherweise nicht dieselbe Anrufannahme/-beendigung, Stummschaltungssynchronisierung oder Tischtelefonsteuerung.
Wenn ein Headset sowohl für ein Tischtelefon als auch für einen Computer dienen soll, lesen Sie die Verbindungspfade in Wanteks Leitfaden für Headsets mit dualer Konnektivität, bevor Sie die Hardware standardisieren.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten, nicht nur den monatlichen Preis pro Nutzer
Bauen Sie den Vergleich auf der vollständigen Implementierung auf. Je nach System können die Kosten Lizenzen, Telefon-Hardware, Headsets, Adapter, Implementierung, Rufnummernmitnahme, Schulung, Netzwerk-Upgrades, Support, Steuern und Vertragsbedingungen umfassen. Vorhandene PBX-Hardware kann zudem Wartungs- oder Ersatzkosten verursachen, die in einem Angebot für Cloud-Dienste nicht erscheinen.
Führen Sie vor dem vollständigen Rollout einen kleinen Pilotversuch durch
Testen Sie das System mit den Rollen, die die anspruchsvollsten Workflows haben: Empfang, Vertrieb, Kundensupport, Manager, die zwischen Geräten wechseln, und Mitarbeiter im Homeoffice. Ein Pilotversuch sollte die Anrufqualität, Routing, Weiterleitungen, Headset-Steuerung, Verhalten auf Mobilgeräten oder Desktops, Verwaltung und Ausfallverfahren bestätigen, bevor sich das Unternehmen zu einer größeren Migration verpflichtet.
FAQ zu Bürotelefonsystemen
Ist ein Cloud-Telefonsystem immer besser als eine On-Premise-PBX?
Nein. Cloud-Systeme können die zentrale Verwaltung und den Fernzugriff vereinfachen, während eine vorhandene PBX für Unternehmen mit spezifischer lokaler Infrastruktur oder Migrationsanforderungen immer noch passend sein kann.
Kann ich meine Tischtelefone behalten, wenn ich auf Cloud-Telefonie umsteige?
Oft ja, aber man sollte nur bei unterstützten Telefonen und Konfigurationen davon ausgehen, dass sie funktionieren. Überprüfen Sie die aktuelle Geräteliste des Anbieters, Lizenzierung, Bereitstellungsanforderungen sowie alle erforderlichen Firmware- oder Migrationsschritte.
Funktioniert jedes Büro-Headset mit jedem Geschäftstelefon?
Nein. Die Headset-Kompatibilität hängt vom genauen Telefonmodell, dem Anschluss, der Verkabelung oder dem Zubehör sowie den erforderlichen Anrufsteuerungsfunktionen ab. Überprüfen Sie das vollständige Setup, bevor Sie in großem Umfang bestellen.
Was sollte ein kleines Unternehmen testen, bevor es das Telefonsystem wechselt?
Testen Sie das tatsächliche Anruf-Routing, Weiterleitungen, Voicemail, Fernnutzung, Verwaltung, Notfallverfahren, Ausfall des Internets oder Stroms sowie die Tischtelefone und Headsets, die die Mitarbeiter tatsächlich verwenden werden.
Passen Sie Headsets an Ihr Telefon-Setup an
Sobald die Telefonieplattform und die Telefonmodelle feststehen, vergleichen Sie Büro-Headsets nach Anschluss, Tragestil, Mikrofon und Mobilitätsanforderungen.
