Empresas de todo el mundo han estado utilizando sistemas telefónicos alojados para sus necesidades de comunicaciones unificadas. Los sistemas telefónicos de centralita privada o PBX ofrecen mayor flexibilidad y control sobre los canales de comunicación de oficina que los métodos tradicionales, como las líneas telefónicas fijas.
Con las soluciones de telecomunicaciones tradicionales, las empresas tienen que lidiar con altos costos de instalación, cientos de metros de cables entrando y saliendo de la oficina, y facturas telefónicas cada vez mayores que pueden ser cambiadas y modificadas sin esfuerzo por el proveedor de servicios telefónicos. A eso se suman los costos de mantenimiento y la necesidad de comprar docenas de dispositivos para todos sus empleados, y se dará cuenta de que usar un sistema telefónico fijo tradicional puede costarle a su empresa mucho dinero que en realidad podría utilizarse mejor.
Introducción a los sistemas telefónicos alojados
No todo el mundo es un experto en comunicaciones, y como propietario de un negocio, puede que no tenga mucho tiempo para explorar las complejidades de cada sistema telefónico. Este artículo le proporcionará toda la información que necesita saber sobre el uso de un sistema telefónico empresarial alojado.
¿Qué es un sistema telefónico alojado?
Un sistema telefónico alojado (normalmente un sistema telefónico basado en Internet) es un sistema telefónico en el que los servidores y las aplicaciones se encuentran en un centro de datos de terceros en lugar de en su lugar de negocios. La mayoría de los principales sistemas telefónicos alojados hoy en día están basados en la nube, lo que elimina la necesidad de costosos hardware físico y líneas telefónicas analógicas o ISDN en el sitio. En su lugar, su proveedor de telefonía o proveedor de servicios VoIP le ayudará a alojar el sistema telefónico.
Dado que los sistemas telefónicos alojados también se basan en conexiones a Internet, algunas personas pueden confundir la diferencia entre los sistemas telefónicos alojados y los sistemas telefónicos VoIP. De hecho, ambos utilizan la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) para facilitar las llamadas. Continúe leyendo para obtener más información sobre las diferencias entre ellos.
Sistemas telefónicos VoIP
VoIP significa "Voice over Internet Protocol", y el nombre en realidad explica bastante bien la tecnología en la superficie. A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales, los sistemas telefónicos VoIP convierten las señales de voz en datos digitales en paquetes y los envían a través de Internet a través de un enrutador.
VoIP es actualmente una de las soluciones de comunicaciones unificadas más populares para grandes corporaciones y pequeñas empresas, principalmente debido al ahorro de costos en comparación con las soluciones tradicionales como las líneas fijas, especialmente al realizar llamadas comerciales internacionales o de larga distancia regulares. Los sistemas telefónicos VoIP también ofrecen muchas funciones de comunicación avanzadas y requieren menos mantenimiento manual.
Es posible que sus empleados ni siquiera necesiten equipos especializados para realizar y recibir llamadas usando VoIP. Si bien se recomienda la telefonía IP para una calidad de llamada óptima y para minimizar la pérdida de datos durante la transmisión, muchos proveedores de sistemas telefónicos alojados también le permiten realizar y recibir llamadas a través de lo que se conoce como "softphone". Un softphone es una aplicación instalada en su teléfono móvil o escritorio que se utiliza para acceder al sistema PBX de su empresa.
Sistemas telefónicos alojados basados en la nube
Los sistemas telefónicos alojados basados en la nube también se conocen como PBX en la nube o PBX virtual. Con el avance de la tecnología en la nube, los usuarios tienen más opciones para implementar sus sistemas telefónicos. Al elegir un sistema PBX alojado, su empresa obtiene todos los beneficios de VoIP, pero sin tener que almacenar datos confidenciales en el centro de datos de su empresa.
El sistema telefónico de su empresa está alojado externamente por su proveedor de servicios. La clave para entender esto es la palabra "alojado". Con esta opción, no tiene que preocuparse por poseer o mantener todo el equipo necesario en su oficina.
Con un servicio PBX alojado, obtendrá las mismas características de comunicación que un sistema telefónico VoIP local sin tener que mantener equipos costosos. La mayoría de los servicios telefónicos basados en la nube ofrecen una tarifa mensual o anual única y estable para todas las necesidades de su empresa, grandes o pequeñas.
Todo está en la nube y todo lo que su empresa necesita para comenzar de inmediato es una conexión a Internet estable y puntos finales SIP. Además, proporciona una red de seguridad en caso de un corte de energía: toda la PBX está alojada en una ubicación remota, lo que significa que permanecerá en su lugar una vez que se resuelva el problema de energía.
Beneficios de los sistemas telefónicos alojados
¿Cómo puede beneficiar a su empresa el uso de una solución telefónica basada en la nube en su oficina? Bueno, aparte del obvio aspecto de ahorrar miles de dólares al año al cambiar a un proveedor de servicios más barato y eficiente, existen una serie de ventajas menos conocidas al usar un sistema telefónico alojado en el entorno de su oficina.
Cómo funcionan los sistemas telefónicos PBX
Configuración sencilla y fácil
Configurar un sistema PBX es muy simple y, en la mayoría de los casos, ni siquiera necesita la ayuda de un profesional para comenzar. Dado que todas sus comunicaciones se transmitirán a través de Internet, no se necesitan cables ni hardware adicionales para que un sistema telefónico alojado funcione. Todo esto se puede hacer a través de su navegador web o aplicación cliente, dependiendo del proveedor que decida utilizar. Si tiene alguna pregunta, simplemente puede ponerse en contacto con el soporte al cliente en línea para obtener una respuesta rápida y útil.
No se requiere equipo adicional
Con un sistema PBX virtual, ya no tiene que gastar su dinero duramente ganado en el hardware necesario para que todo funcione. Puede usar lo que ya tiene, ya sean teléfonos de escritorio tradicionales, dispositivos habilitados para VoIP, dispositivos móviles y computadoras portátiles y de escritorio. Esto no solo le ahorra mucho dinero en suministros de oficina, sino que también significa que puede implementar un nuevo sistema de comunicaciones desde el primer día.
Características adicionales
Muchos proveedores de servicios alojados han estado ofreciendo soluciones de Comunicaciones Unificadas, lo que significa que no solo puede aprovechar las llamadas de audio más baratas y eficientes, sino que también puede aprovechar muchas más funciones sofisticadas no disponibles con las soluciones de telefonía tradicionales. Aquí hay una lista de algunas de las más populares.
- videoconferencia
- mensajería instantánea
- transcripción de correo de voz a correo electrónico
- integración de gestión de relaciones con el cliente
- mayor escalabilidad y flexibilidad
La demanda de comunicaciones puede fluctuar, especialmente para nuevas empresas e industrias de temporada alta como el comercio minorista, los viajes, la hostelería y el entretenimiento. Dado que la mayoría de los servicios telefónicos alojados tienen un modelo de precios de pago por uso por usuario, es más fácil para estas empresas asignar los costos de manera más eficiente. Solo se necesita un día o unos pocos días para agregar o restar usuarios.
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