La scelta di un sistema telefonico per ufficio non riguarda tanto la ricerca della "migliore" piattaforma, quanto l'adattamento dell'architettura telefonica al modo in cui lavora effettivamente il tuo team. Parti dal volume delle chiamate, dalle sedi, dai requisiti dei telefoni da scrivania, dall'uso dei softphone, dall'amministrazione, dalla sicurezza, dalle chiamate di emergenza e dalle cuffie che i dipendenti collegheranno.
Risposta rapida: Confronta i sistemi telefonici basati su cloud, locali (on-premises) e ibridi in base a affidabilità, amministrazione, funzioni di chiamata, supporto dei dispositivi, sicurezza, costo operativo totale ed esigenze di migrazione. Se i dipendenti utilizzano delle cuffie, verifica l'esatta connessione del telefono da scrivania o del softphone prima di acquistare l'hardware audio.
Inizia dal tipo di sistema telefonico per ufficio
La maggior parte degli ambienti telefonici aziendali ricade in tre grandi categorie: un servizio ospitato sul cloud, un PBX locale (on-premises) o una configurazione ibrida che mantiene parte dell'infrastruttura telefonica locale aggiungendo chiamate cloud o strumenti di collaborazione. L'opzione giusta dipende dalle attrezzature esistenti, dal numero di sedi, dalle risorse IT, dalla resilienza della connessione internet e dalla rapidità con cui l'organizzazione deve evolversi.
| Tipo di sistema | Adatto per | Verificare prima di scegliere |
|---|---|---|
| Cloud-hosted | Team che desiderano un'amministrazione centralizzata, accesso remoto e meno componenti del sistema telefonico in loco. | Dipendenza da Internet, disponibilità del servizio, licenze, dispositivi supportati, configurazione delle chiamate di emergenza, portabilità del numero e assistenza. |
| PBX locale (on-premises) | Organizzazioni con un'infrastruttura telefonica esistente, requisiti di controllo locale o un piano di migrazione graduale. | Ciclo di vita dell'hardware, responsabilità della manutenzione, limiti di espansione, connettività del provider, sicurezza e supporto per il lavoro da remoto. |
| Ibrido | Aziende che devono mantenere determinati flussi di lavoro tramite telefono da scrivania o PBX aggiungendo chiamate cloud o softphone. | Interoperabilità, instradamento delle chiamate, confini di gestione, percorsi per le cuffie e quali funzionalità funzionano in entrambi gli ambienti. |
Definisci il flusso di lavoro delle chiamate prima di confrontare le funzionalità
Elenca dove avvengono effettivamente le chiamate: reception, telefoni condivisi, telefoni da scrivania individuali, laptop, dispositivi mobili, sale conferenze, postazioni di contact center o un mix di questi. Quindi identifica i flussi di lavoro che non possono interrompersi durante una migrazione, come la selezione dell'interno, i trasferimenti, i gruppi di risposta (hunt groups), le code di chiamata, la segreteria telefonica, la registrazione o l'instradamento fuori orario.
Per le organizzazioni che utilizzano Microsoft Teams come piattaforma telefonica, Microsoft mantiene un portfolio aggiornato di telefoni da scrivania supportati e illustra i requisiti di gestione e licenza nella sua documentazione sui telefoni per Teams.
Separa le esigenze di chiamata principali dalle funzionalità opzionali
Un lungo elenco di funzionalità non è utile se al sistema mancano le funzioni che i dipendenti utilizzano ogni giorno. Dai la priorità ai requisiti che influenzano la gestione reale delle chiamate, quindi confronta analisi, integrazioni, trascrizioni o automazioni opzionali solo dopo aver coperto il flusso di lavoro principale.
- Requisiti per chiamate in entrata e in uscita
- Flussi di lavoro per interni, trasferimenti, code e reception
- Supporto per telefoni da scrivania, computer, dispositivi mobili e sale conferenze
- Amministrazione, provisioning e modifiche utente
- Requisiti di registrazione o conservazione delle chiamate, ove applicabili
- Integrazioni CRM, help-desk o di collaborazione effettivamente necessarie
- Modello di supporto e percorso di escalation
Pianifica l'affidabilità, la sicurezza e le chiamate di emergenza
Le chiamate basate su Internet rendono la pianificazione della rete e dell'alimentazione parte della decisione relativa al sistema telefonico. Chiediti cosa succede quando la connessione internet dell'ufficio, l'alimentazione locale o il servizio di un provider diventano indisponibili e documenta il percorso di ripristino per gli utenti critici.
Anche la sicurezza amministrativa è importante. CISA raccomanda di richiedere l'autenticazione a più fattori ovunque possibile, specialmente per l'accesso privilegiato e amministrativo. Tale indicazione si applica naturalmente all'amministrazione telefonica basata su cloud quando il provider supporta l'MFA. Consulta la guida MFA per le aziende di CISA.
Verifica la compatibilità delle cuffie a livello di dispositivo
Un sistema telefonico può supportare le chiamate perfettamente, mentre la cuffia scelta potrebbe non riuscire a fornire la connessione o i controlli di chiamata previsti. Per i telefoni da scrivania, utilizza il modello di telefono completo e verifica l'interfaccia delle cuffie documentata, il cablaggio richiesto, la stazione base, l'adattatore o il gancio elettronico (EHS). Una spina modulare corrispondente non è di per sé prova di compatibilità.
Prima di acquistare cuffie per un'implementazione, utilizza la guida alla compatibilità delle cuffie per telefoni da scrivania di Wantek per identificare il percorso più sicuro in base al modello di telefono e alla connessione.
Includi softphone e lavoro ibrido nel piano
Molti uffici oggi combinano telefoni fisici e chiamate da computer. In tale ambiente, decidi se gli utenti necessitano di una cuffia per entrambi i terminali o di dispositivi separati. Una cuffia che funziona come semplice audio USB su un computer potrebbe non fornire lo stesso controllo di risposta/fine chiamata, sincronizzazione del silenziamento (mute) o controlli del telefono da scrivania senza la base o l'accessorio corretto.
Se una cuffia deve servire sia un telefono da scrivania che un computer, consulta i percorsi di connessione nella guida alle cuffie per ufficio a doppia connettività di Wantek prima di standardizzare l'hardware.
Confronta il costo totale, non solo il prezzo mensile per utente
Costruisci il confronto basandoti sull'implementazione completa. A seconda del sistema, i costi possono includere licenze, hardware telefonico, cuffie, adattatori, implementazione, portabilità del numero, formazione, aggiornamenti di rete, supporto, tasse e termini contrattuali. L'hardware PBX esistente può anche generare costi di manutenzione o sostituzione che non compaiono in un preventivo per servizi cloud.
Esegui un piccolo progetto pilota prima di un'implementazione completa
Testa il sistema con i ruoli che hanno i flussi di lavoro più impegnativi: reception, vendite, assistenza clienti, manager che si spostano tra diversi dispositivi e personale remoto. Un progetto pilota dovrebbe confermare la qualità delle chiamate, l'instradamento, i trasferimenti, i controlli delle cuffie, il comportamento su mobile o desktop, l'amministrazione e le procedure di ripristino prima che l'organizzazione si impegni in una migrazione più ampia.
Domande frequenti sui sistemi telefonici per ufficio
Un sistema telefonico cloud è sempre migliore di un PBX locale?
No. I sistemi cloud possono semplificare l'amministrazione centralizzata e l'accesso remoto, mentre un PBX esistente potrebbe ancora adattarsi a organizzazioni con requisiti specifici di infrastruttura locale o di migrazione.
Posso mantenere i telefoni da scrivania quando passo alle chiamate cloud?
Spesso sì, ma si deve presumere che funzionino solo i telefoni e le configurazioni supportate. Controlla l'elenco dei dispositivi correnti, le licenze, i requisiti di provisioning e qualsiasi firmware o passaggio di migrazione necessario del provider.
Qualsiasi cuffia per ufficio funzionerà con qualsiasi telefono aziendale?
No. La compatibilità delle cuffie dipende dall'esatto modello di telefono, dalla connessione, dal cablaggio o dagli accessori e dalle funzionalità di controllo chiamata richieste. Verifica l'intera configurazione prima di ordinare su larga scala.
Cosa dovrebbe testare una piccola impresa prima di cambiare sistema telefonico?
Testa l'instradamento reale delle chiamate, i trasferimenti, la segreteria, l'uso remoto, l'amministrazione, le procedure di emergenza, il ripristino in caso di guasto a internet o corrente, e i telefoni da scrivania e le cuffie che i dipendenti utilizzeranno effettivamente.
Abbina le cuffie alla tua configurazione telefonica
Una volta noti la piattaforma di chiamata e i modelli di telefono, confronta le cuffie per ufficio in base alla connessione, allo stile di utilizzo, al microfono e ai requisiti di mobilità.
