Le aziende di tutto il mondo utilizzano sistemi telefonici in hosting per le loro esigenze di comunicazione unificata. I sistemi telefonici con centralino privato, o PBX, offrono una maggiore flessibilità e controllo sui canali di comunicazione aziendale rispetto ai metodi tradizionali, come le linee telefoniche fisse.
Con le soluzioni di telecomunicazione tradizionali, le aziende devono affrontare costi di installazione elevati, centinaia di metri di cavi che entrano ed escono dall'ufficio e bollette telefoniche in costante aumento, che possono essere modificate e ritoccate senza problemi dal fornitore del servizio. Aggiungendo a ciò i costi di manutenzione e la necessità di acquistare decine di dispositivi per tutti i dipendenti, ci si rende conto che l'utilizzo di un sistema telefonico fisso tradizionale può costare alla propria azienda molto denaro che potrebbe essere impiegato meglio.
Introduzione ai sistemi telefonici in hosting
Non tutti sono esperti di comunicazioni e, come imprenditore, potresti non avere molto tempo per esplorare le complessità di ogni sistema telefonico. Questo articolo ti fornirà tutte le informazioni necessarie sull'utilizzo di un sistema telefonico aziendale in hosting.
Cos'è un sistema telefonico in hosting?
Un sistema telefonico in hosting (solitamente un sistema telefonico basato su Internet) è un sistema in cui i server e le applicazioni si trovano in un data center di terze parti anziché presso la tua sede aziendale. La maggior parte dei principali sistemi telefonici in hosting oggi è basata sul cloud, eliminando la necessità di costosi hardware fisici e linee telefoniche analogiche o ISDN in loco. Sarà invece il tuo fornitore di telefonia o di servizi VoIP ad aiutarti a ospitare il sistema telefonico.
Poiché i sistemi telefonici in hosting si basano anche su connessioni Internet, alcune persone potrebbero confondere la differenza tra sistemi telefonici in hosting e sistemi telefonici VoIP. In realtà, entrambi utilizzano la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) per facilitare le chiamate. Continua a leggere per saperne di più sulle differenze tra loro.
Sistemi telefonici VoIP
VoIP è l'acronimo di "Voice over Internet Protocol" e il nome spiega piuttosto bene la tecnologia in superficie. A differenza dei sistemi telefonici tradizionali, i sistemi telefonici VoIP convertono i segnali vocali in dati digitali in pacchetti e li inviano su Internet tramite un router.
Il VoIP è attualmente una delle soluzioni di Comunicazione Unificata più diffuse per le grandi aziende e le piccole imprese, principalmente grazie al risparmio sui costi rispetto alle soluzioni tradizionali come le linee fisse, specialmente quando si effettuano regolarmente chiamate interurbane o internazionali. I sistemi telefonici VoIP offrono anche molte funzionalità di comunicazione avanzate e richiedono meno manutenzione manuale.
I tuoi dipendenti potrebbero non aver nemmeno bisogno di attrezzature specializzate per effettuare e ricevere chiamate tramite VoIP! Sebbene la telefonia IP sia raccomandata per una qualità ottimale delle chiamate e per ridurre al minimo la perdita di dati durante la trasmissione, molti fornitori di sistemi telefonici in hosting ti consentono anche di effettuare e ricevere chiamate tramite quello che viene chiamato "softphone". Un softphone è un'applicazione installata sul cellulare o sul desktop utilizzata per accedere al sistema PBX della tua azienda.
Sistemi telefonici in hosting basati su cloud
I sistemi telefonici in hosting basati su cloud sono anche conosciuti come PBX cloud o PBX virtuale. Con l'avanzamento della tecnologia cloud, gli utenti hanno più opzioni per implementare i propri sistemi telefonici. Quando scegli un sistema PBX in hosting, la tua azienda ottiene tutti i vantaggi del VoIP, ma senza dover archiviare dati sensibili nel data center aziendale.
Il sistema telefonico aziendale è ospitato esternamente dal tuo fornitore di servizi. La chiave per capirlo è la parola "hosting". Con questa opzione, non devi preoccuparti di possedere o mantenere tutte le attrezzature necessarie nel tuo ufficio.
Con un servizio PBX in hosting, otterrai le stesse funzionalità di comunicazione di un sistema telefonico VoIP locale senza dover mantenere costose apparecchiature. La maggior parte dei servizi telefonici basati su cloud offre una tariffa mensile o annuale singola e stabile per tutte le esigenze della tua piccola o grande impresa.
Tutto è nel cloud e tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per iniziare immediatamente è una connessione Internet stabile e endpoint SIP. Inoltre, fornisce una rete di sicurezza in caso di interruzione di corrente: l'intero PBX è ospitato in una posizione remota, il che significa che rimarrà al suo posto una volta risolto il problema elettrico.
Vantaggi dei sistemi telefonici in hosting
In che modo l'utilizzo di una soluzione telefonica basata su cloud nel tuo ufficio può avvantaggiare la tua azienda? Beh, a parte l'ovvio aspetto del risparmio di migliaia di dollari all'anno passando a un fornitore di servizi più economico ed efficiente, ci sono una serie di vantaggi meno noti nell'utilizzare un sistema telefonico in hosting nel tuo ambiente di lavoro.
Come funzionano i sistemi telefonici PBX
Configurazione semplice e facile
Configurare un sistema PBX è molto semplice e, nella maggior parte dei casi, non avrai nemmeno bisogno dell'aiuto di un professionista per iniziare. Poiché tutte le tue comunicazioni verranno trasmesse su Internet, non c'è bisogno di cavi o hardware aggiuntivi per rendere operativo un sistema telefonico in hosting. Tutto può essere fatto tramite il tuo browser web o l'applicazione client, a seconda del fornitore scelto. Se hai domande, puoi semplicemente contattare l'assistenza clienti online per una risposta rapida e utile.
Nessuna attrezzatura aggiuntiva richiesta
Con un sistema PBX virtuale, non devi più spendere i tuoi sudati guadagni nell'hardware necessario per far funzionare tutto. Puoi usare ciò che già possiedi, che si tratti di telefoni da scrivania tradizionali, dispositivi abilitati VoIP, dispositivi mobili, laptop o computer fissi. Questo non solo ti fa risparmiare molto denaro sulle forniture per ufficio, ma significa anche che puoi implementare un nuovo sistema di comunicazione fin dal primo giorno!
Funzionalità extra
Molti fornitori di servizi in hosting offrono soluzioni di Comunicazione Unificata, il che significa che non solo puoi beneficiare di chiamate audio più economiche ed efficienti, ma puoi anche usufruire di molte altre funzionalità sofisticate non disponibili con le soluzioni di telefonia tradizionali. Ecco un elenco di alcune delle più popolari.
- videoconferenza
- messaggistica istantanea
- trascrizione della segreteria telefonica via email
- integrazione con la gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
- maggiore scalabilità e flessibilità
La domanda di comunicazioni può variare, specialmente per le startup e le industrie stagionali come vendita al dettaglio, viaggi, ospitalità e intrattenimento. Poiché la maggior parte dei servizi telefonici in hosting adotta un modello di prezzo "pay-as-you-go" per utente, è più facile per queste aziende allocare i costi in modo più efficiente. Bastano un giorno o pochi giorni per aggiungere o sottrarre utenti.
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